I think this picture was taken on in an office.

-> ~에서 찍은 사진이다. taken in a (장소). 전치사와 관사없이 바로 taken+장소를 말하는 경향이 있는데 taken in a 형태 기억하셔서 쓰길 바랍니다.

a man is holding a document. also they are looking for the paper he is looking at the paper.

-> 한명의 남성만 언급한 상황에서 they를 쓸 수 없습니다. Looking for the paper라고 쓸 경우, 종이를 찾고 있다는 뜻이 되기에 looking at을 써야 합니다.

Next to him, a woman is holding a cup. and he is wearing black jacket. He is wearing a black jacket. Next to him, a woman is holding a cup.

-> 사진을 묘사할 때는 사물/인물을 정한 후 하나의 방향으로 일관성 있게 가야합니다. 남성을 설명하다가, 여성을 설명하다가, 또 다시 이야기하던 남자의 복장으로 돌아오는 건 답변의 일관성과 완성도를 떨어트리니 주의하시기 바랍니다.

In front of them, there is a copy[발음 주의: coffee처럼 들립니다.] machine.